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Aprovecha al 100% los grupos de ArcGIS Online
Por María Fernández
Marketing Esri España
Los grupos son una capacidad de las organizaciones de ArcGIS Online que te ayuda a organizarte, compartir y crear contenedores de ítems más seguros. Utilizar los grupos de forma efectiva y con sentido común requiere entender cómo se configuran sus conceptos básicos y pensar un poco sobre el propósito de tus grupos.
Hay muchos «casos de uso» posibles para los grupos de ArcGIS Online, por lo que nos es muy difícil ponerte un ejemplo de cada caso, por eso se ha creado este post, para darte una guía de ideas básicas y patrones de uso. Si no has trabajado aún con la configuración de los grupos en ArcGIS Online, te recomendamos que leas primero la ayuda del producto (aquí) antes de seguir leyendo.
El propósito del grupo
Primero, es importante saber para qué estamos creando el grupo. Muchos grupos sirven para uno u otro de estos dos propósitos:
- Grupo de compartir contenido. Para compartir trabajo finalizado con una audiencia determinada.
- Grupo de trabajo. Compartir trabajo en proceso con un equipo de colaboración determinado.
Grupos para compartir contenido
Restringir quién puede contibuir
En algún caso los usuarios te pedirán participar en los grupos para que uno u otro grupo aparezca en su página de grupos. Para que un grupo esté en esa página, el usuario debe ser miembro de él. En este caso, deberías restringir quién puede compartir en el grupo configurándo sus ajustes, por ejemplo, indicando que solo su propietario puede contribuir, antes de invitar al resto de participantes.
Otras formas de dar fácil acceso a un grupo (sin añadir miembros adicionales) incluyen el añadir el grupo como un ítem destacado de los destacados de la home de la organización, o en la galería de la organización y/o pedir al administrador de la organización que añada el grupo a la lista de grupos destacados. Cualquiera de estos métodos ayudará a la gente a encontrar el grupo rápidamente sin tener que buscarlo (para crear el grupo como ítem simplemente tienes que registrar la URL del grupo como aplicación web)
Tipos de ítems a compatir
Considera qué audiencia tienes antes de decidir los tipos del contenido que compartes con el grupo. Si tu grupo está pensado para directores, por ejemplo, te recomendamos incluir solo apps, porque las apps son la mejor forma de empaquetar un trabajo finalizado con ArcGIS Online, y las entienden y utilizan fácilmente profesionales no SIG. Si compartes con otros profesionales SIG, podría ser apropiado incluir en el grupo mapas o capas que puedan utilizar como parte de sus propios mapas.
Una última cosa para saber sobre los grupos: cualquier ítem público puede ser compartido con cualquier grupo del que seas propietario. Esto es útil cuando tienes contenido útil publicado por Esri u otros usuarios que quieras compartir con tu propia audiencia.
Grupos de trabajo
Los grupos de trabajo son privados y sólo pueden añadir nuevos miembros a través de la invitación porque nadie puede encontrar el grupo en el buscador. En los grupos de trabajo que son grupos públicos o de la organización los participantes pueden invitar a otros o aceptar solicitudes de formar parte. Si tu grupo acepta invitaciones, asegúrate de visitar cada cierto tiempo la página del grupo para que no se te queden atrasadas.
Es importante distinguir entre los grupos de trabajo y los grupos para compartir contenido para proteger a los participantes de que acaben formando parte de los dos. Incluso aunque los permisos de los grupos permiten, dentro del mismo grupo, indicar diferentes permisos para ítems en progreso de trabajo y para los que ya están finalizados, es difícil para el equipo del proyecto mantener los ítems si están viendo ambos a la vez. Además, el propietario del contenido puede ver demasiadas versiones de estos ítems en su sección de «Mi Contenido» y tener problemas para diferenciarlas (aquí las carpetas pueden ayudar).
Una gran forma de organizar esto es utilizar dos grupos y normas para normbrar los grupos de trabajo y el trabajo en curso. Por ejemplo:
- Grupo de compartir contenido: «Mi Proyecto de Mapa»
- Grupo de trabajo: «Mi Proyecto de Mapa (trabajo)»
- Mapa Web final: «My mapa web» (compartido sólo con el grupo de compartir contenido)
- Mapa Web con trabajo en curso: «My mapa web (borrador)» (compartido sólo con el grupo de trabajo)
