Recomendaciones sobre Almacenamiento y Gobernanza de Datos para el sector educativo

A medida que se extiende el uso de ArcGIS Online en el sector educativo, recibimos más preguntas sobre cómo gestionar la ingente cantidad de contenido asociada que conlleva.

Para responder a estas cuestiones tenemos que hablar de la Gobernanza de Datos, que establece estándares a nivel institucional a través de políticas de datos que se aplican a cómo se recopila, almacena, accede, procesa y elimina la información.

Desde Esri creemos que un plan de gobernanza de datos para gestionar la organización de ArcGIS Online puede ayudar a las instituciones educativas a planificar su crecimiento y evitar problemas. Muchas instituciones todavía están en las primeras etapas de implementación del GIS moderno (ArcGIS Online y aplicaciones relacionadas). En tales casos, podemos pensar que una política abordable a corto plazo sería «no eliminar datos». Sin embargo, para instituciones con miles de usuarios como es el caso de las instituciones educativas, es conveniente desarrollar una política de gobernanza de datos.

¿Qué aspectos deberían abordarse en un plan integral de gobernanza de datos?

• Monitorización de la utilización de ArcGIS Online
• Gestión del contenido del usuario cuando este abandona la organización (desvinculación)
• Planes para aumentar la capacidad antes de alcanzar los límites.
• Informar periódicamente a los usuarios sobre su plan de gobernanza de datos y cómo les afectará.

Un buen punto de partida a la hora de desarrollar un plan de gobernanza de datos para ArcGIS Online, puede ser revisar las prácticas existentes de gobernanza de datos para otros sistemas del campus y replicarlas. Esto permitirá responder, inicialmente, a preguntas como «¿Con qué frecuencia se elimina la información?» o «¿Qué sucede con el contenido existente cuando un usuario se desvincula del organismo?», etc.

Preguntas frecuentes sobre el almacenamiento en ArcGIS Online

En este post vamos a centrarnos específicamente en cuestiones relacionadas con opciones de almacenamiento para aumentar la capacidad antes de alcanzar el límite. A continuación, compartimos algunas preguntas frecuentes con las que explicaremos cómo obtener información sobre el almacenamiento de datos específico en tu organización, así como sugerencias sobre los próximos pasos que debes dar.

¿Cuáles son los diferentes tipos de almacenamiento en ArcGIS Online?

En términos generales, hay diferentes tipos de almacenamiento en ArcGIS Online:

• Almacenamiento de entidades (Feature storage): Es específico para capas de entidades alojadas en ArcGIS Online.
• Almacenamiento de archivos (File storage): Incluye otros tipos de capas y archivos, como los adjuntos en sus capas de entidades alojadas.
• Almacenamiento de imágenes (Imagery storage): Es específico para capas de imágenes en ArcGIS Online.

¿Cómo puedo obtener información sobre la situación de mi organización en términos de almacenamiento? ¿Es posible generar un informe?

Desde Esri recomendamos crear un informe de elementos de la organización yendo a la página de Estado, en la sección de Organización, y creando un informe de «Elementos» (Item report). Ahí podrás obtener información sobre aquellos elementos que consumen grandes cantidades de almacenamiento de archivos o de entidades. Para identificarlos, abre el informe y ordena los respectivos campos.

Para más información, consulta la documentación sobre Ver e Informar el estado. También le recomendamos revisar la entrada de blog sobre Tracking your ArcGIS Online Feature Data Store Key Health Indicators que se relaciona específicamente con el almacenamiento de entidades.

¿Qué hago si mi almacenamiento está aumentando?

Consulta con el departamento de TI para evaluar si las prácticas existentes de gobernanza de datos para otros sistemas (por ejemplo, SharePoint, servidores de archivos, etc.) se pueden aplicar a ArcGIS Online. Es posible que se requieran algunas modificaciones, pero puedes aprovechar esta experiencia.

• Elimina conjuntos de datos que consumen mucho almacenamiento de archivos o de entidades y que no se han utilizado o son redundantes.

Una vez hayas ejecutado el informe de elementos que hemos descrito anteriormente, te sugerimos eliminar los grandes elementos que no se estén utilizando o que sean redundantes. Por ejemplo, los estudiantes abandonan la universidad se convierten en usuarios inactivos y tienen contenido inactivo. Además, la redundancia de datos puede deberse a actividades del curso en las que docenas de estudiantes siguen el mismo flujo de trabajo.

Además, esta sección de la documentación de ArcGIS Online te enseñamos cómo identificar elementos antiguos o no utilizados y encontrar capas grandes de entidades alojadas.

Otra consideración para la gestión de contenido son las herramientas de terceros, como las Admin Tools de Geo Jobe, Back Up My Org y Clean My Org. Ten en cuenta que estas herramientas tienen un costo asociado.

• Implementar soluciones adicionales de almacenamiento

A continuación, compartimos contigo otras opciones adicionales a considerar, ambas con un coste asociado.

1. Licencia de Premium Feature Data Store: indicado para organizaciones que están alcanzando los límites de almacenamiento de entidades y desean mantener flujos de trabajo similares sin eliminar contenido existente. Además de proporcionar almacenamiento adicional, el Premium Feature Data Store ofrece recursos de base de datos dedicados adicionales, como memoria, CPU y entrada/salida (E/S), y podría mejorar el rendimiento de la base de datos.
2. Aprovechar ArcGIS Enterprise para alojar grandes conjuntos de datos: ArcGIS Enterprise se ejecuta en su propia infraestructura y, aunque está incluido como parte del Acuerdo Campus, hay un coste asociado con el uso de la infraestructura/servidores de la universidad (on premises o cloud), así como un coste de tiempo asociado con la configuración y el mantenimiento. Además, es posible que necesite trasladar contenido entre portales, lo que podría implicar enlaces rotos a cualquier aplicación que utilice dicho contenido si no se gestiona cuidadosamente.

Cualquiera de estos dos enfoques podría ser una opción viable. Con Premium Data Store, Esri proporciona la infraestructura y la gestión a un coste, mientras que con ArcGIS Enterprise, la tecnología en sí está disponible con tu acuerdo Campus, solo que hay un coste asociado al mantenimiento de la infraestructura/servidores (on premises o cloud), así como un coste de tiempo por las labores de configuración y mantenimiento.